Informatie opslaan op elk device, in elke omgeving, online of offline, met volledige zoekfunctionaliteit. Dat is Evernote.

Hoe vaak gebeurt het niet dat je je iets bedenkt, iets ziet, iets hoort of iets leest wat je niet direct wilt ‘verwerken’ maar wilt opslaan voor een ander moment? Vaak gaat dat soort informatie verloren door de selectiviteit van het kortetermijn geheugen. Evernote biedt hiervoor een oplossing. Het is een systeem waar je dit soort zaken kunt ‘parkeren’.

Evernote werkt als volgt:

1. Je ziet iets wat je wilt onthouden
2. Je selecteert het (webpagina), spreekt het in (idee) of neemt een foto ervan (artikel/document etc)
3. Nu stuur je het naar Evernote. Dit kan via e-mail, bijvoorbeeld via je mobiele telefoon met camera (je krijgt een apart e-mail adres) of via je browser. Evernote heeft een heel handige ‘bookmarklet’ die een popup genereert om te vragen in welke ‘map’ je het geselecteerde stukje tekst wilt opslaan
   

   Uiteraard heeft Evernote ook clients (er zijn programma’s beschikbaar voor Windows, Mac, Windows Mobile en iPhone. Java versie is in ontwikkeling) waarin je direct je note kwijt kunt. Als laatste kan je ook nog direct via de web interface je note opslaan.

4. Synchroniseer met de Evernote server zodat je nieuwe stukje informatie zowel op je lokale client als via de web-interface beschikaar is.

Mogelijkheden

Evernote laat je je informatie opslaan in ‘mappen’ of ‘notebooks’. Het systeem werkt met keywords en metatags zodat je zowel notebooks als stukjes informatie (notes) kunt ‘taggen’. Daarnaast geeft Evernote je de mogelijkheid om bepaalde notes te delen met anderen via een ‘publieke map’. Er zijn zelfs widgets of internet te vinden die een soort van mini-evernote op je homepage plaatsen waarin jouw publieke stukjes informatie zichtbaar zijn voor de rest van de wereld.

Ongetwijfeld een van de meest indrukwekkende functies van Evernote is de tekstherkenning. Evernote herkent teksten in opgeslagen foto’s en afbeeldingen en doet dit goed. Zelfs handgeschreven teksten kunnen herkend worden! Dit is de feitelijke kracht van het systeem; stel je leest een leuk artikel over waar mensen zich mee ontspannen. Je maakt er met de Smartphone een foto van en stuurt deze naar Evernote. Bij thuiskomst start je je Evernote client op, die direct gaat synchroniseren. Vervolgens type je in het zoekbalkje bijvoorbeeld ‘Slapen’ en met een geweldige animatie komt het artikel naar boven waarin zich het woord ’slapen’ bevindt..

Toegang tot Evernote

Grofweg gezegd kan je Evernote op 2 manieren ‘gebruiken’: via de web 2.0-interface of via een client. Het voordeel van de client is dat alle informatie gesynchroniseerd is en dus ook offline beschikbaar. Bovendien biedt de client wat meer functionaliteit dan de web-interface. Het voordeel van de web-interface is (uiteraard) dat hij altijd toegankelijk is en dat hij dezelfde uitstekende tekstherkenning biedt als de client. Sterker nog, de tekst wordt op de Evernote server herkend en als meta-informatie tijdens het synchroniseren weer meegegeven aan de client.

Evernote biedt een aantal clients:

• Mac client
• Windows client
• iPhone client
• Java client is in ontwikkeling

Daarnaast heeft Evernote ook een mobiele versie van de web-interface ontwikkeld, geschikt voor de meeste telefoons. Ik gebruik hem prima op mijn N95. Naast de aparte client voor de iPhone is er ook een iPhone-versie van de web-interface ontwikkeld.

Ook nog leuk om te noemen is dat Evernote op de Mac volledig integreert met Spotlight en dat je direct vanuit de client foto’s met je iSight kan nemen. Heel handig voor visitekaartjes, adreswijzigingen etc die je niet binnen 2 minuten wilt / kunt invoeren.
Als je een stukje tekst oid kopieert (bijvoorbeeld uit een website of document) kan je dit door het handige menubalk ikoontje op de Mac ook direct in Evernote plaatsen.

Ook aardig is de nieuwe feature waarbij foto’s die via de iPhone client worden gesynchroniseerd automatisch geotagging meekrijgen.

Voor meer informatie over de mogelijkheden van Evernote kijk hier.

Toepassingen

Naast bovengenoemde voorbeelden zijn er voor Evernote nog legio andere toepassingen te bedenken:

• Interessante artikelen uit tijdschrift of krant
• Straatnamen, bezienswaardigheden, auto’s, nummerborden, winkels
• Ideeën (Evernote accepteert ook audio bestanden)
• Websites, in plaats van bookmarken (dan komen ze vaak in de ‘grote bak’ terecht)
• Screenshots (functionaliteit zit in de client)
• PDF documenten worden ondersteund, dus die kan je er zo ‘in slepen’
• Recepten, handleidingen, productinformatie etc etc (je kunt namelijk ook delen van website ‘clippen’ zodat je niet een hele webpagina hoeft te doorzoeken in Evernote)

Verbeterpunten

Ondanks het zeer innovatieve karakter van Evernote en de uitstekende uitvoering van het concept, blijft er altijd wat te wensen over. Zo is er nog geen client voor Symbian en kan je je Evernote informatie op de Mac enkel via Mail versturen, nog niet via Entourage of Outlook binnen een Parallels/Windows omgeving.

In de (wellicht verre) toekomst zou het ook mooi zijn als de opgeslagen audiofragmenten via stemherkenning op sleutelwoord doorzocht kunnen worden. Makkelijk om die ene opmerking tijdens de vergadering te achterhalen!

Kosten

Evernote is momenteel nog in beta en is gratis voor basis gebruik. Het enige verschil met de betaalde versie is de maandelijkse upload limiet die standaard op 40 MB staat. Voor de meeste mensen zal dit echter voldoende zijn. Als je dan toch meer wilt uploaden dan kost dit $ 45 per jaar. Je krijgt dan 500 MB upload ruimte en de advertenties bij je publieke notebook worden verwijderd.

Conclusie

Evernote is een geweldig systeem. Iedereen die wel eens wat vergeet of zaken multimediaal wil opslaan (vergeet niet dat je ook voice notes kan opslaan) heeft met Evernote een efficiënt verlengstuk van het brein gevonden. Je moet even wennen aan het gebruik ervan. Niet zozeer de gebruikersvriendelijkheid, dat zit wel goed, maar gewoon het feit dat je dus dingen gaat clippen/fotograferen/opslaan op deze manier. Ik gebruik het systeem nu een aantal maanden en ben eraan gewend geraakt. Sterker nog, het maakt voor mij een essentieel deel uit van mijn GTD proces, het is een aanvulling op mijn Moleskine, N95 en MacBook Pro.

Evernote website

Evernote is ook op Twitter te vinden met updates en tips.